Медиа

Бюрократия кадровых администраторов. Нужно ли с ней бороться?

11.04.2018

Мария Андрейченко, менеджер по кадровому администрированию ManpowerGroup Russia & CIS объясняет, какие процедуры необходимы при приеме на работу и с чем они связаны:  

- Кадровое делопроизводство все больше трансформируется и приближается к переходу в электронный формат, однако пока законодательством это не закреплено.

Кандидаты на трудоустройство становятся все более подкованными в своих правах, но забывают о том, что с правами появляются и обязанности. Итак, давайте попробуем разобраться в этом вопросе через призму законодательства РФ.

Кандидат лично приезжает и подписывает документы на прием. Для чего нужно его присутствие?

Трудовые отношения работника с работодателем начинаются с момента подписания трудового договора или с момента фактического начала работы. В любом случае работнику необходимо подписать документы на прием лично, ставя подпись в каждом необходимом пункте того или иного документа.

Зачем столько бумаг и кому они нужны?

Хочет ли компания обрабатывать и хранить кипы бумаг в архивах? Конечно, нет. Компания выполняет требования Трудового кодекса.

Что нужно подписывать по ТК?

1. Трудовой договор -

«соглашение между работодателем и работником», которое заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из них подписывается и работником, и работодателем. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Согласно части 1 статьи 15 Трудового кодекса РФ "Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем».

Согласно части 1 статьи 16 Трудового кодекса РФ "Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора».

Итак, договор - это основа.

2. Приказ о приеме на работу

Еще одна бумага для подписи. Её наличие обязательно по статье 68 Трудового кодекса РФ: «Прием на работу оформляется “приказом” (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись».

3. Форма согласия на обработку персональных данных

Данный документ регламентируется не только Трудовым законодательством и Трудовым кодексом, но и Федеральным Законом "О персональных данных" N 152-ФЗ.

«Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме», - информация о форме документа и необходимости его подписания изложена в первой части статьи 9 ФЗ № 152 «О персональных данных».

Согласие на обработку персональных данных составляется в письменном виде и подписывается работником, чтобы работодатель имел возможность доказать, что согласие было получено.

Ещё нужно что-то подписать?

4. Личная карточка Т2

Наличие данного документа, его форма, а также требования к ведению данного документа установлены в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1.

Личная карточка Т2 является не менее важной, чем Трудовой договор или Приказ на прием, так как именно данный документ содержит в себе консолидированную информацию о трудовой деятельности работника, начиная со дня приема работника на работу.

Конечно, данный список документов при приеме на работу не является исчерпывающим.

«За кадром» остались некоторые документы, наличие которых регулируется законодательными актами в сфере охраны труда, со многими другими работодатель знакомит работника при приеме на работу. Сотруднику предстоит подписывать документы после прохождения обучения, инструктажей, если его должностные обязанности требуют того.

Что делать, если кандидат не может приехать на подписание?

В таком случае заключается дистанционный трудовой договор. Документы высылаются работнику по почте, поскольку он обязан их подписать и направить работодателю. Это отдельный вид трудовых отношений, имеющий ряд нюансов, изложенных в Главе 49.1 Трудового Кодекса РФ, и требующий отдельного внимания.

Пока кадровое делопроизводство не перешло в электронный формат, специалисты по кадровому делопроизводству, специалисты по охране труда приглашают на подписание в офис компании. Кроме того, что необходимо сделать «бюрократическую работу», человек, устраивающийся на работу, видит обстановку в офисе, манеру общения между коллегами, может почувствовать атмосферу в коллективе.

Личная встреча - немаловажный момент в работе кадрового администратора, так как мы работаем с людьми, всегда готовы ответить на вопросы, развеять сомнения и помочь разрешить страхи. Ведь мы, как никто другой, понимаем, какой это стресс подписывать такой ворох документов, и хотели бы рамках прохождения процедуры приема на работу ответить на интересующие вопросы нового сотрудника и поддержать его.

Автор: Мария Андрейченко, менеджер по кадровому администрированию ManpowerGroup Russia & CIS

Источник: HR-portal.ru, 11.04.2018, Бюрократия кадровых администраторов. Нужно ли с ней бороться?