Вакансии

ManpowerGroup ManpowerGroup
  • Минск Минск Минск
  • Полный рабочий день

Офис-администратор / Координатор

2021-02-08 15:13:00

08 февраля 2021, 15:13

Отвечает за управление деятельностью офиса Представительства компании в Республике Беларусь и поддержку работы местных соответствующих функций.

Обеспечивает эффективное управление внутренними процессами в соответствии со стратегиями компании.

Действует как координатор при взаимодействии с внешними партнерами и внутренними заинтересованными сторонами.

Работает в координации и в тесном контакте с местными соответствующими функциями (Country Manager).

Обеспечивает соответствие всей деятельности локальным нормам, законам и кодексам.

Обязанности:

  • Организация документооборота, касающегося деятельности Представительства, составление и ведение номенклатуры дел, ведению документооборота бухгалтерии и HR отдела.
  • Организация и обеспечения содержания офиса, закупка необходимого оборудования, расходных материалов, коммуникация с арендодателем по вопросам содержания и функционирования офиса.
  • Подготовка и ведение договоров с поставщиками товаров и услуг; организация тендеров (конкурсов) и оформление тендерной документации на приобретение материалов и услуг.
  • Осуществлять процедуры закупок товаров и услуг, использую внутренне платежные системы компании: загружать счета, создавать платежные требования, координировать работу с отделом финансов и бухгалтерией.
  • Коммуникации с агентствами, внешними компаниями, провайдерами услуг по поддержке маркетинговых активностей Представительства:
  • Организация корпоративных мероприятий, собраний сотрудников и клиентов компании: составление предварительной сметы расходов, поиск места проведения, поставщика услуг по организации и месту проведения, составление запроса по организации мероприятий, контроль над подготовкой и проведением мероприятия, составление отчетной документации;
  • Поддержка работы отдела внешней службы Представительства по организации командировок сотрудников компании: бронирования номеров в отелях, авиа / ж/д билетов, трансфера, питания гостям и сотрудникам в случае командировки;
  • Поддержка процессов логистики: коммуникация с партнерами/ поставщиками и внутренними службами логистики компании, контроль за подготовкой и предоставлением необходимой документации.
  • Поддерживать коммуникацию с различными департаментами компании в регионе СНГ и ЕМЕА по вопросам поддержки региональных, международных проектов.
Требования:
  • Высшее образование;
  • Язык: Выше среднего владение деловым английским (письменный и устный).
  • Желательно:
  • Знание местных нормативных и законодательных требований (нормативные акты, руководства и т. д)
  • Опыт работы на аналогичной позиции приветствуется.

Функциональные компетенции:

  • Ориентация на результат
  • Командный игрок. Способность демонстрировать организационное влияние.
  • Способность работать в кросс-функциональной , многозадачной среде
  • Сильные письменные и устные навыки общения (на английском языке)

Ключевые навыки

  • Английский — C1 — Продвинутый
  • Проведение тендеров
  • Закупка товаров и услуг
  • Организация деловых поездок
  • Электронный документооборот
  • Деловая коммуникация

Отклик на вакансию