Вакансии

Отвечает за управление деятельностью офиса Представительства компании в Республике Беларусь и поддержку работы местных соответствующих функций.

Обеспечивает эффективное управление внутренними процессами в соответствии со стратегиями компании.

Действует как координатор при взаимодействии с внешними партнерами и внутренними заинтересованными сторонами.

Работает в координации и в тесном контакте с местными соответствующими функциями (Country Manager).

Обеспечивает соответствие всей деятельности локальным нормам, законам и кодексам.

Обязанности:

• Организация документооборота, касающегося деятельности Представительства, составление и ведение номенклатуры дел, ведению документооборота бухгалтерии и HR отдела.
• Организация и обеспечения содержания офиса, закупка необходимого оборудования, расходных материалов, коммуникация с арендодателем по вопросам содержания и функционирования офиса.
• Подготовка и ведение договоров с поставщиками товаров и услуг; организация тендеров (конкурсов) и оформление тендерной документации на приобретение материалов и услуг.
• Осуществлять процедуры закупок товаров и услуг, использую внутренне платежные системы компании: загружать счета, создавать платежные требования, координировать работу с отделом финансов и бухгалтерией.
• Коммуникации с агентствами, внешними компаниями, провайдерами услуг по поддержке маркетинговых активностей Представительства:
• Организация корпоративных мероприятий, собраний сотрудников и клиентов компании: составление предварительной сметы расходов, поиск места проведения, поставщика услуг по организации и месту проведения, составление запроса по организации мероприятий, контроль над подготовкой и проведением мероприятия, составление отчетной документации;
• Поддержка работы отдела внешней службы Представительства по организации командировок сотрудников компании: бронирования номеров в отелях, авиа / ж/д билетов, трансфера, питания гостям и сотрудникам в случае командировки;
• Поддержка процессов логистики: коммуникация с партнерами/ поставщиками и внутренними службами логистики компании, контроль за подготовкой и предоставлением необходимой документации.
• Поддерживать коммуникацию с различными департаментами компании в регионе СНГ и ЕМЕА по вопросам поддержки региональных, международных проектов.

• Высшее образование;
• Язык: Выше среднего владение деловым английским (письменный и устный).
• Желательно:
• Знание местных нормативных и законодательных требований (нормативные акты, руководства и т. д)
• Опыт работы на аналогичной позиции приветствуется.

Функциональные компетенции:

• Ориентация на результат
• Командный игрок. Способность демонстрировать организационное влияние.
• Способность работать в кросс-функциональной , многозадачной среде
• Сильные письменные и устные навыки общения (на английском языке)

Ключевые навыки

• Английский — C1 — Продвинутый
• Проведение тендеров
• Закупка товаров и услуг
• Организация деловых поездок
• Электронный документооборот
• Деловая коммуникация